私は1983年に社会人となりました。そのとき以来,ずっとタスクリストを作り続けて32年になります。

その間,いくつものデッドタスクを生み,破たんして仕切り直し,という経験を数多くしてきました。

現在,たすくま(Taskchute)とToodledoでタスクの管理をしているところですが,この問題は今でもずっとついて回ってきています。

 

 

 

デッドタスクとは

デッドタスクというのは,リストの中に実行されないままいつまでもいすわっているタスクのことです。

本来タスクリストは,「その日にやる」と決めたタスクはすべて実行し,リストを空にするのが基本。

しかし,見積もりが甘かったり,ほかに割り込み仕事がでたりすると明日に送らなければならないタスクがでてくることもあります。

この先送りを安易におこなっていると,その中に「明日に送る」ということを繰り返されるタスクが生まれ,いつのまにかリストに居座ってしまうのです。そのタスクを実行しようと思ったとたん,実行よりも先に「先送りスイッチ」が発動してしまうのです。

そうなってしまうと,なかなか精神的につらくなってきます。

リストを見るのもいやになってしまうことだって。

だからデッドタスクを生まないようになんとかしなければなりません。

デッドタスク化するタスクの共通点

いすわってしまうタスクには私の場合次のような共通点があります。

1 タスク名が見てもパッと何をするのかが直感的にわからない

私の場合、「書棚のメンテナンス」などというタスク名にしてしまうことがあります。このタスクはいつまでもリストに居座っていました。

「メンテナンス」などと書いてあっても、実際に何をするか直観的に分からないのです。だからそのタスクをしようと思っても躊躇してしまい,すぐにできるタスクを優先させてしまい時間切れとか意志力の減退などになって明日送りとなるのです。

これを,「書棚の本を並べ替える」というたすく名にしておけばすぐに行動に移せるはずです。デッドタスクにはなりません。

2 タスクが,もはやタスクとは呼べないプロジェクト級のものになっている

たとえば「手紙を出す」。

簡単なタスクのようですが,私にとっては,これは単なるタスクではありません。すぐにとりかかれないのです。

なぜなら,手紙を出すためには「手紙を書く」「住所を調べる」「切手を買う」などさまざまなサブタスクが必要になってくるからです。人にもよると思いますが,私の場合「手紙を出す」だけでは何から取り掛かっていいか途方に暮れてしまい,とりかかりを躊躇してしまいます。

こうなったらデッドタスク化まっしぐらです。

私にとっては「手紙を出す」という些細なタスクは,超タスクであり,すでにプロジェクト級のものです。

これは,細分化しなければなりません。

3 ハードルが高すぎる

これは難易度という意味ではありません。

たとえば「レポートを読み返して修正する」というタスクの後に、「玄関の靴をならべる」などというタスクがあったら、わざわざ玄関までおりていってくつの並べ替えをするというのは実にハードルが高くなります。つまり,タスクの実行順番の問題です。

また,場所ごとに何が実行できるか考える「コンテキスト」の問題でもあります。

順番やコンテキスト無視でつくったリストのタスクでは、高いハードルを越えられず先送りしてしまい、それを修正しないまま次の日になってしまい、また先送り。

デッドタスクまっしぐらです。

タスクの実行中を工夫しなくてはなりません。

デッドタスクをうまないために

リストにいつまでも居座っているデッドタスクは見るだけでげんなりしてしまいます。だからなるべくデッドタスクをうまないようにリストを運営していかなくてはなりません。

そのためには,

「1 タスク名を工夫する」

「2 今すぐにできることにまで小さく分割する」

「3 順番やコンテキストを考える」ということが必要になってきます。

しかし、それでもデッドタスクを産んでしまったらどうしたらいいか。

上の3つのことを視点として整理しなおすのが一番ですが,もう見るのもいや,という状態になっていることもあります。

そんなときは、

「しきりなおし」か「棚上げ」です。

とにかく目の前をクリアにしてしまうことです。それでこまらないなら大したタスクではなかったのだし、必要ならまたタスクをつくりなおすでしょう。

まとめ

私も今年,なんど「しきりなおし」と「棚上げ」をしたことか。何度も何度もデッドタスクを生んでしまいました。

来年は,デッドタスクを生まないように,いつもタスクリストをクリアにしておけるようにしたいと思います。

まとめのまとめ

この記事は,1年位前からWorkflowyに書いていた下書きをまとめたものです。

 

本の紹介

25年前の海外生活,PC事情,メモや手帳のことなどについて書いてます。

「私のシドニー派遣教員日記」
現地の児童相手になんとか楽しい授業をしようとジタバタしたことが,今の自分をどのように作っているのか。




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