システム手帳2冊持ちどころか、4冊で携帯オフィス(2009年)

2020-11-28 追記しました

システム手帳を使い始めてから20年ほど経った2006年頃。
私のシステム手帳は4冊になっていました。

やみくもに集めたわけではありません。私の携帯オフィスのシステムを作るためには4冊必要だったのです。

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まだ、スマホが出る前の時代の、一つの記録としてお読みください。

携帯オフィスシステムを支える4冊のシステム手帳の機能の内訳

1冊目 薄型6穴【携帯ナビ】

薄型のバイブルサイズ手帳。

これもファイロファックス社製です。
1996年頃買いました。

携帯用のスケジュール管理、メモ用の手帳です。

私の生活のナビゲーションをしてくれるものであり、情報をインプットするものです。

上の写真、一番下のものです。

10年ほど使いましたが、

iPhoneを導入した2009年で一線から退き、今は書棚で眠っています。

2冊目 データベース【携行データベース】

上の写真中、一番上にある手帳。

ここにはそれまでの20年間の蓄積であるメモが山根式袋ファイルの分類法である50音順で並んでいます

仕事に必要な情報、研修で学んだ事項など、20年の時を経てもなお生きた情報として使用可能な状態でスタンバイしています。

1冊目の携帯ナビからインプットされたものの中で、データベースに入れて検索されるに足るものを抜き取ってここに入れます。

このよえな、リフィルの移動ができるから私はそれまでの20年間、システム手帳を使い続けてきたのでした。

3冊目 プロジェクトノート

現在進行中のプロジェクトを管理をしていました。

iPhone導入以降は、プロジェクトと名のつくものはすべてtoodledoで管理できるようになったので、システム手帳でのプロジェクト管理自体をしなくなりました。

しかし、2015年ごろにはプロジェクトが増えすぎており、単なるタスクと合わせて煩雑になってきました。

そこで、toodledoにはタスク管理だけ任せてプロジェクトはまたシステム手帳でし始めました。

システム手帳は、決して古いものではなく、用途によっては、スマホを凌駕するのです。

4冊目 遊び

これには、ちょっと楽しいものを入れていました。 

落書きとか、叶えたい夢だとか、心に残ったことばとか。

この一冊を取り出してパラパラとめくると、「うふふ」という気になります。

当時欲しかったものがたくさん綴じてありますが、「ほう、コーヒーメーカーが欲しかったのか」などちょっと面白いです。

Evernote導入で終焉を迎える

これらの携帯オフィスシステムは2009年のiPhoneとEvernoteの導入により、終焉を迎えることになります。

進行管理はGoogleカレンダーでどのデバイスからでもできますし、Postever.Fastever、Touchwriterなどにより、メモ入力もiPhoneで行えるようになりました。

かくして1冊目はその役目を終えました。

2冊目のデータベースもEvernoteの導入によって私の携帯オフィスのシステムになくてはならないものではなくなりました。

しかし、1987年から2009年までに蓄積したデータについては、特に研修や勉強の記録などは今でも参照しています。

ということで2冊目は今も生きています。

3冊目のプロジェクトノートは今でも使っています。

職場で、仕事場におけるバレットジャーナルとして使用中です。


4冊目の夢ノートは生きています。

新しく入ってくることはなくなりましたが、今でも時々取り出してはウフフと思っています。

携帯オフィスとしてのシステム手帳は健在

現在、システム手帳は使わなくなったのかというと、しっかりと私のシステムに組み込まれています。
一冊だけになってしまっていますが、なくてはならないものです。
その用途は、データベースとプロジェクト管理です。

データベースとして

メモの入力はEvernoteや薄いメモ帳が担います。
仕事上のメモはほぼ薄いメモ帳に書かれ、1日の終わりに必要なことをシステム手帳に転記します。(でも、騎乗仕事をしている時にはシステム手帳をメモ入力用として使うこともあります。)
一件一葉ですので、しかるべき場所に綴じ直せば、Evernoteよりも早く目的の情報にたどり着くことができます。
そう、だからこそ、Evernoteのすごいデータベース能力を認め活用しつつも、私はシステム手帳をデータベース用途として捨て去ることはできないのです。

プロジェクト管理として

システム手帳をプロジェクト管理に使うことはこれまでなんども挑戦して失敗しています。
それよりもtoodledoで管理した方が進行しやすかったからです。
でも、同じプロジェクトを毎年繰り返す私の仕事ではそのあとが記録として残されていないと役に立ちません。
toodledoは、この「残す」というところが少し弱い。
昨年はどうだったかな、というのがわかりにくいのです。
できなくはないのですが。
だから、プロジェクトの進行管理の記録自体をデータベースとして残したい。
そう思いながら、すでに30年前に山根一眞氏が「スーパー書斎の道具術」で述べていたように、プロジェクト開始とともにリフィルを作り、タスクを書き込んで管理していくという方法に改めて挑戦しようとしています。
これ自体何度も挑戦してきて失敗してきているのですが、今回は必要間にかられてのことですのでうまくいきそうな気がしています。

おそらく、あと何百年かは「ものを書く」ということで情報をインプットする様式は変わらないと思いますが、10年後にこの私のスタイルが健在であるかどうか楽しみです。

更新履歴

2015-11-24 公開

2020-11-28 大幅に追記修正して

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