システム手帳を使い始めてから20年ほど経った2006年頃。
私のシステム手帳は4冊になっていました。やみくもに集めたわけではありません。私の携帯オフィスのシステムを作るためには4冊必要だったのです。

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携帯オフィスシステムを支える4冊のシステム手帳の機能の内訳

1冊目 携帯ナビ 薄型6穴

薄型のバイブルサイズ手帳。これもファイロファックス社製です。
1996年頃買いました。
携帯用のスケジュール管理、メモ用の手帳です。
私の生活のナビゲーションをしてくれるものであり、情報をインプットするものです。
iPhoneを導入した2009年で一線から退き、今は書棚で眠っています。

 

2冊目 携行データベース

ここにはそれまでの20年間の蓄積であるメモが山根式袋ファイルの分類法である50音順で並んでいます。
仕事に必要な情報、研修で学んだ事項など、20年の時を経てもなお生きた情報として使用可能な状態でスタンバイしています。
1冊目の携帯ナビからインプットされたものの中で、データベースに入れて検索されるに足るものを抜き取ってここに入れます。
これができるから私はそれまでの20年間、システム手帳を使い続けてきたのでした。

3冊目 プロジェクトノート

現在進行中のプロジェクトを管理しようとしていました。
これはうまくいかず、携帯ナビにその座を譲りました。
携帯ナビのスケジュールに全て落とし込むことで進行管理をすることができましたのでプロジェクト用のノートはいらなくなったのです。
iPhone導入以降は、プロジェクトと名のつくものはすべてtoodledoで管理できるようになったので、システム手帳でのプロジェクト管理自体をしなくなりました。
しかし、近頃ではプロジェクトが増えすぎており、単なるタスクと合わせて煩雑になってきたので、toodledoにはタスク管理だけ任せてプロジェクトはまたシステム手帳でやろうかと考え始めているところです。
ところで、プロジェクト管理としてのノートではなくなった3冊目は、スクラップノートとして使われることになりました。
1冊目からインプットされたリフィルのうち、2冊目のデータベースに入らなかったものとか、これから入るかもしれないけれどもまだ情報としての価値に高まっていない断片的なメモなどのストック場所です。

4冊目 遊び

これには、ちょっと楽しいものを入れていました。
落書きとか、叶えたい夢だとか、心に残ったことばとか。
この一冊を取り出してパラパラとめくると、「うふふ」という気になります。
当時欲しかったものがたくさん閉じられてありますが、「ほう、コーヒーメーカーが欲しかったのか」などちょっと面白いです。

Evernote導入で終焉を迎える

これらの携帯オフィスシステムは2009年のiPhoneとEvernoteの導入により、終焉を迎えることになります。
進行管理はGoogleカレンダーでどのデバイスからでもできますし、Postever.Fastever、Touchwriterなどにより、メモ入力もiPhoneで行えるようになりました。
かくして1冊目はその役目を終えました。
2冊目のデータベースもEvernoteの導入によって私の携帯オフィスのシステムになくてはならないものではなくなりました。
しかし、1987年から2009年までに蓄積したデータについては、特に研修や勉強の記録などは今でも参照しています。
ということで2冊目は今も生きています。
3冊目もいらなくなりました。
メモの入力をiPhoneでするようになった以上、ここに入ってくるリフィルがなくなってしまったからです。
インプットされたもののストック場所としての役目は、いまはEvernoteの「スクラップ」と名付けたノートブックが担っています。
4冊目の夢ノートは生きています。
新しく入ってくることはなくなりましたが、今でも時々取り出してはウフフと思っています。

携帯オフィスとしてのシステム手帳は健在

現在、システム手帳は使わなくなったのかというと、しっかりと私のシステムに組み込まれています。
一冊だけになってしまっていますが、なくてはならないものです。
その用途は、データベースとプロジェクト管理です。

データベースとして

メモの入力はEvernoteや薄いメモ帳が担います。
仕事上のメモはほぼ薄いメモ帳に書かれ、1日の終わりに必要なことをシステム手帳に転記します。(でも、騎乗仕事をしている時にはシステム手帳をメモ入力用として使うこともあります。)
一件一葉ですので、しかるべき場所に綴じ直せば、Evernoteよりも早く目的の情報にたどり着くことができます。
そう、だからこそ、Evernoteのすごいデータベース能力を認め活用しつつも、私はシステム手帳をデータベース用途として捨て去ることはできないのです。

プロジェクト管理として

システム手帳をプロジェクト管理に使うことはこれまでなんども挑戦して失敗しています。
それよりもtoodledoで管理した方が進行しやすかったからです。
でも、同じプロジェクトを毎年繰り返す私の仕事ではそのあとが記録として残されていないと役に立ちません。
toodledoは、この「残す」というところが少し弱い。
昨年はどうだったかな、というのがわかりにくいのです。
できなくはないのですが。
だから、プロジェクトの進行管理の記録自体をデータベースとして残したい。
そう思いながら、すでに30年前に山根一眞氏が「スーパー書斎の道具術」で述べていたように、プロジェクト開始とともにリフィルを作り、タスクを書き込んで管理していくという方法に改めて挑戦しようとしています。
これ自体何度も挑戦してきて失敗してきているのですが、今回は必要間にかられてのことですのでうまくいきそうな気がしています。

おそらく、あと何百年かは「ものを書く」ということで情報をインプットする様式は変わらないと思いますが、10年後にこの私のスタイルが健在であるかどうか楽しみです。

本の紹介

25年前の海外生活,PC事情,メモや手帳のことなどについて書いてます。

「私のシドニー派遣教員日記」
現地の児童相手になんとか楽しい授業をしようとジタバタしたことが,今の自分をどのように作っているのか。




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