Taskchute

ほぼ割り込み仕事だけで1日終わってしまう私の仕事でのTaskchuteの使い方

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私の仕事は、割り込み仕事だらけで、昨日など次々に入ってくる割り込み仕事の処理だけで気づいたら本当に17時をすぎていました。

せねばならない仕事はまだまだ沢山残っています。

でも、Taskchuteに表示された「終わりの時間」は23時30分なので、まったく焦ることはありません。

23時30分からは勉強と読書の時間をとってあるので、これを過ぎると私の知的生活は事務仕事に駆逐されてしまうことになります。

しかしそれまでに終わりさえすれば何の問題もないのです。

そして、それがTaskchuteに表示されているため、安心して残りの仕事に取り掛かれます。

 「割り込み機能」は私の仕事場では無理

だいたい、いくらTaskchuteに割り込み機能があるとはいえ、目の前で「あのう、ちょっといいですか?」と言っている人に「ちょっとまって」といって割り込み処理をするわけには行きません。

おまけに、大体の場合「あのう、ちょっといいですか?」と言っている人の横で教室からのインターフォンがなって「すぐに来てほしい」と言われ、とりあえず目の前の人の話を聞こうとすると、ドアが開いて「お客様が見えてます」と来る。こんなことばかりです。このような状況で、どうして「割り込み機能」を使うことができるでしょうか。

だから、私はTaskchuteを導入してから1年以上、仕事場ではTaskchuteを使いませんでした。もっぱら家で、焦らずに落ち着いて仕事をすすめていくためのツールとして使っていたのでした。

「割り込み機能」を使わなければ素晴らしい結果に

4月になり、心機一転、またTaskchuteの使い方を探ってみようと思いましたが、それにあたって「割り込み機能」を無視することにしました。

それが結構よかったのです。

Taskchuteの使用法の変化について | 知的生活ネットワーク
手持ちの時間(現金)と、使わなくてはならない時間(予算)のやりくり ...

 

 

 

昨日、60分で済むはずのタスクを始めた途端、一気に割り込み仕事の嵐がやってきました。いくつもの嵐をなんとか納め、また机に戻ってそのタスクを仕上げてしまって、「さて、どれだけかかったろう?」と思いながら終了時刻を入力したら、なんと・・

320分!

60分の仕事が320分もかかりました。およそ5倍にふくれあがっています。

これが、また次回繰り返して行うタスクだったら計るべきだったのでしょうが、1回性の仕事。かかった時間を役立てることはありません。

それでまったくかまいません。そのタスクにどれだけかかったか、というデータ取りに使うのではなく、その仕事を終えた後、残り時間はどれだけあるのか、という見極めのために使うデータだからです。(上記の記事より)

それよりも、大事なことは、「あと残っている仕事と、使える時間の見積もり」です。

60分の仕事を割り込み仕事込で320分もかけているのだから、終わりの時刻はそれだけ繰り下がっているはずです。

でも、それだけ割り込み仕事に追われたというのに、今日の予定の仕事を全部終える時刻は私にとって大事な23時30分前に終わることになっていました。

Taskchuteだとそれがわかるのです。

だから割り込み仕事がはいっても、割り込み処理をしませんし、それも込みで計時していき、あとは、せねばならない仕事を全部したら23時30分までに終わるかどうか、終わらないなら、何を明日に回すか。そういうやりくりします。

割り込み仕事満載でも動じない、私のTaskchuteの使い方

一ヶ月経ちましたが、破綻がありません。

毎日、「私の仕事では無理」と思っていた仕事場でTaskchuteを使っています。

一回生の仕事がとても多い方や、割り込み仕事満載の方は、このやりかたがお勧めです。

本日の仕事を立案する

Toodledoを見て、今日せねばならない仕事をTaskchuteに並べます

職場での予定(会議、面談、研修、お客さまの来訪など)は必ず使わなければならない時間なので、色を変えてしっかり予約します。

帰宅のための移動時間、家族との団欒、風呂、食事も大事な予約時間です。

これらを並べ替えて1日のタスクリストをつくります。

ここで終了時刻を見て、終了時刻が20時30分よりもおそくならないようにします。割り込み仕事のための時間として3時間分ほど余裕を持っておくためです。20時30分までで終わる仕事であれば、割り込み仕事が3時間あったとしても私は23時30分には勉強や読書に入ることができるのです。

一旦計時を始めたら、割り込み処理はしない

「◯◯を印刷して配布する」という仕事を始める時に開始時刻を入力します。

そうしたら、途中で人に呼ばれようが、電話がかかってきて対応しようが、お客様がお見えになってお相手しようが、すべていっしょに計時します。

それらが全部終わって、「◯◯を印刷して配布」し終えたときに「終了時刻」を入力し、そこに表示された「実績」が「見積」20分に対してたとえ120分だったとしても、まったく気にしません。いくらその120分の中に20個ほどの割り込み仕事がはいっていようがどうしようがおかまいなしです。

大事なのは終了時刻です。

まとめ

おそらく、この使い方はTaskchuteの使い方としては傍流であろうと思いますが、「家計簿的使い方」という意味では王道であるのかもしれません。

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