Taskchute

Taskchuteの使用法の変化について

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Taskchuteを使い始めて1年半になろうとしていますが、その使い方についていろいろ変遷を経てきました。

そのたびに「この使い方で落ち着いた」と思ってきたので今後また変わるかもしれませんが、今の時点でのこれまでの使用法の変遷を書いてみようと思います。

ログをひたすらとっていた時期

2013年12月にTaskchueを導入してから、およそ半年間は、ログをとるために使っていました。

できるだけ詳しく自分の仕事を残したかったので、始めと終わりの時刻を綿密につけたし、つけられなかったときはとても気持ち悪い思いをしました。
自分の生活の記録にぬけがでるような気がしたからです。

しかし、あまりに割り込みタスクが入りすぎる仕事なので、緻密にタスクを記録することができず、私はこのTaskchuteの仕組みは学校現場では使えないと思いました。だから、4月からはもっぱら家での時間のログとりに使っていました。

仕事と心のコントロール用に使っていた時期

昨年の10月の繁忙期には、Workflowy、Toodledoと併せて、仕事と心のコントロール用に使っていました。膨大な数の仕事の時間の見積もりをたてて、何とか夜中の1時にはおわる、と安心するためです。

1日に60ものタスクがある日があり、これを使わなければパニックになっていたはずです。この時の経験で、時間を見積もるということの大切さを身をもって知りました。

時間の家計簿として使っている今

そして現在、時間の家計簿的な使い方に落ち着きました。

手持ちの時間(現金)と、使わなくてはならない時間(予算)のやりくりのために使うのです。

ToodledoのTask管理によって、どの仕事をいつすればいいか分かった後は、それをTaskchuteに入れ込みます。それはその日にせねばならない仕事であって後送りはできないのだから、見積もった仕事時間は動かせないものとしてしっかりと予約します。

あとは、残り時間とのやりくりで、時間の調整をします。

途中で割り込みが入ろうがどうしようが、Taskchuteにリストした仕事を今日中に終わらせるために、残り時間とにらめっこしながら時間をやりくりするのです。

このことで「時間を計る」というTaskchuteの基本中の基本をようやくちゃんとやる気になりました。時間を家計簿的にやりくりするためには、できるだけ見積もりの精度を上げていく必要があるからです。

見積もりよりもかかったのならば、次回はさらに多く見積もるし、すくなければ少なく見積もる。こうして正しい時間に近づけていけば、時間の予算の立て方も精度が上がってくるわけです。

とはいっても、一回性の仕事はさほど時間を図る必要はないと思ってます。「とにかくやりおえればいい」からです。
終えればそれで終わりです。

だから、間にわりこみが入ろうがお構いなしに時間をすすめていきます。その仕事だけをやれば10分もかからないで終わるような仕事が、終わってみると120分たっていたというようなログもあります。間に何度も割り込みが入って中断されたのです。

それでまったくかまいません。そのタスクにどれだけかかったか、というデータ取りに使うのではなく、その仕事を終えた後、残り時間はどれだけあるのか、という見極めのために使うデータだからです。

10分で終わるはずの仕事は、途中で割り込みがいくつもはいったために120分も使った結果、残りの時間とやれる仕事量には変化が起きます。そこをなんとかやりくりするのです。

終わりの時刻を伸ばすか、明日に先送りするか。そういうことを判断するためにだけ、そのデータは必要となり、それで役目を終えることになます。

 

この使い方にしてから以下の様な変化が生まれました。

変化1

連綿と割り込みがつづく私の仕事でも、それでもおかまいなしにログを取り続けることで、残り時間と、残りタスクの見積もり時間が明確になり、やりくりしながら仕事をすすめことができるようになることで、十分にTaskxhuteが活躍できることがわかってきたこと。

変化2

いつはてるともしれない仕事の山の「はてる時間」が見えるようになってきて、安心して帰宅することができるようになったこと。

変化3

瑣末な仕事、2,3分で終わる仕事は、いつでもできると思ってしまい、結局残ってしまったり、明日に先延ばししてしまったり、ひどい場合は数ヶ月もデッドタスク化してしまうということがあった。

しかし、Taskchuteを使うことで、安心してひとつひとつ遂行していけば◯時には終わるという確信から、小さな仕事をどんどんすすめていける心の持ちように変わってきた。

ところで・・

家では、Taskchuteは使ってないんですよね。
デイリールーチンを使い続けてます | 知的生活ネットワーク



こちらで紹介したDailyRoutineを使っています。

「今何する時間?後どれくらいそれをすることができるの?それがおわったら次は何?それまで何分?」といった手順が手に取るようにわかるのです。

家で知的生活をすすめていくには、これで十分なんです。

 

 

 







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