02 よい習慣を身に着ける

私が10年間続けている週次レビューの方法と、入力支援のためのテンプレートについて

投稿日:

lyustyle
 メルマガの方で、課題の順位づけの話をしました時、週次レビューのことを話しました。  そうしたら、私の週次レビューの仕方について教えて欲しいという嬉しいリクエストがありましたので、こちらでお話ししたいと思います。

lala
 「週記」という名で2007年頃から10年間続けている私の週次レビューの概要です。

週次レビューの概要

 私の週次レビューは、毎週土曜日の朝,6時頃から1時間半ほどかけて行っています。

 毎日書いている「日報(後述)」の先週分を開き、同じ項目を通してみながら、週次レビュー用の「テンプレート(後述)」の同じ項目のところに振り返りを記載していきます。

記載内容

 次の二つです。

 ●その項目の先週たてた課題ができたか。その理由は。継続か、改善か。来週の課題は?

 ●特筆しておくこと。

課題の設定

 それぞれの項目について、来週へ向けた課題が一つ以上できます。

 例えば,先週の週次レビューにおいて「読書の量と質」という項目では次のようになりました。

「読書の量と質を向上する」

成果

 読書の量は少しは増やせたが、まだまだもったいない時間がある。同時に3冊しか読めていない。もっと並行読書数を増やしたい。

課題 並行読書数を増やす

 TODO 土日で新たな20冊を選び,セットする」

 

 このようにしてできた課題だけを拾い集めて、来週の課題リストを見ます。

 Workflowyでやれば,「課題」で検索をすると,課題トピックだけがずらっと表示されるので見やすいです。

 

 各項目ごとに一つ以上ありますから全部で20個以上あることもあります。だから全部はできません。全部やろうとすれば混乱します。

 そこで優先順位をつけます。第2領域の課題は大事にします。

課題のタスク化

 課題をタスク化して来週のスケジュールに割り振ります。

 例えば,

 課題「並行読書数を増やす」を,

 「TODO 土日で新たな20冊を選び,セットする」というタスクにしています。

 日付をはっきりさせて,具体的な行動を書いています。

 

 土日にやる,と決めたので,スケジュールに書き込みます。すると土曜になると,「たすくま」にも読み込まれます。

 またタスク管理アプリにも入力することがあります。

 その日に割り振られたタスクをリストで見ることができるので,実行に集中できます。

 

 これで終わりです。およそ一時間半です。

 あとは、実行フェーズに移り、割り振られたタスクを毎日実行します。

週次レビューの詳細

 前項で「日報」とか、「テンプレート」などの言葉が出て来ました。詳しく述べたいと思います。

日報

 私は毎日日報を書いています。

 勤務終了の5時、寝る前の23時半の2回。そして、翌朝、昨日の日報を開いて付加修正しています。都合3回日報を書いています。

 

 思いのままに書いているのではありません。テンプレートを呼び出して、質問項目に答える形で書いています。

 項目は、私の様々な役割に基づくミッションから作っています。例えば「教育者としての成長」というのは私の教育者という役割から生まれるミッションです。

 前の項で例示した「読書の量と質を向上する」というのは「知的生活を希求する者」という役割からのミッションです。

 このミッションの下に様々なプロジェクトが作られます。その一つ一つが項目となります。

 

 例えば、「1年生の学級通信を書籍化する」というプロジェクトは、「教師としての成長」というミッションを達成するためのひとつのプロジェクトです。

 ですから、現在の日報テンプレートには、「教育書の電子書籍化〜1年生学級通信の進捗」という項目があります。

 書籍が出版されたらプロジェクトは終了しますが、また新たなプロジェクトが生まれますので、テンプレートの項目は時とともに変わります。

 

 テンプレートには、MemoFlowyのテンプレート機能を使います

 毎朝、「登録語句」という機能から「日報」というテンプレートを呼び出すと、今日の日付が自動的に入ったテンプレートが呼び出されます。

 そこには、私のプロジェクトについての質問項目がずらっと出てきます。これをworkflowyに送っておくのです。

lyustyle
 上の図で,「課題」とあるのは,前週の週次レビューででてきたもので,Workflowyの日報テンプレートに入れ込んでいるものです。毎朝,テンプレートを呼び出すたびに,課題もいっしょに呼び出されるようにしています。

 これで準備完了。

 あとは、日次レビューとして、workflowy上で質問に答えていきます。

日報まとめ

lala
日報のまとめです。

 私のミッションからくるプロジェクトに基づいた項目でテンプレートを登録しておく。

 毎朝呼び出しでworkflowyに送っておく。

 1日の中で勤務終了後,寝る前,翌日の朝の3回日報の質問を参照し、答えていく。

 項目は、プロジェクトとともに変わる。

毎日の日次レビューによる検証

 この日報は、その項目において自分がしたことと、前の週から引き継いできた課題ができたのかどうかの日々の検証となります。

 タイミングは,「一日の検証」、「寝る前の検証」、「朝の付加整理」として,それぞれたすくまに登録されています。

 日報は翌朝書かれる前日のデジタル日記にも使われます。そのままコピーして貼り付けられ、月の終わりに全て印刷されて本になります。

 さらに、「週次レビューの概要」に書いた通り,週次レビューにおいて、1週間分の日報をもとに検証と来週の課題づくりに使われます。

毎週土曜日の週次レビュー

 上に述べた日次レビュー「日報」をもとに週次レビューを行います

 すでに前の週に、それぞれのミッションについての課題が書き込まれていますので、それができたかどうか検証します。

 

 出来ていたらそのまま継続をするのか、次のステージに進むのか決め、次の週への課題を書き込みます。

 出来なかったら、再挑戦をするのか、やり方を見直し改善するのかを決め、これも課題に書き込みます。

 

 次に、先週書いておいた日報を開き、同じ項目のところを見て、進展したことや特に成果があったこと、反省事項などを読み、時にはコピーして週次レビューのところに貼りつけたり、所見を書いたりします。

 Workflowyでその項目をコピーして検索窓に入力すれば,その週の同じ項目だけが表示されるので,通して見やすいです。

 

 ここから新たな課題が出ることがよくあります。

 こうして、それぞれのミッションにおいて、私の進めるプロジェクトそれぞれに来週への課題が二つ三つ書かれた形で週次レビューが完成します。

 平均して一時間半くらいで出来ます。

課題の見える化

 課題を具体的なタスクにして、タスク管理アプリやたすくま、フランクリンプランナーなどで見える化します。

 「並行読書の数をもっと増やす」という課題が出たら,それに,具体的な行動と期限を入れたTODOにします。

 そして,スケジュールに書き込みます。

 スケジュールにいれておけば,自動的にたすくまに読み込まれますので,確実に実行されます。

 また,フランクリンプランナーにも書き込んでおき,紙上での立案と実行に使います。

 

 このタスク化は,2007年頃からやり始めました。これを始めたことで,日々の「こなす」仕事から,第2領域の優先順位を上げて「前に進む」ことができるようになりました。

 ですからタスク化は自分の中で最も大切にしていることです。

 これをしているから仕事がどんどん回ってきたのです。

 特に「電子書籍を書く」というプロジェクトは、完成までに4年かかりましたが、その間ずっと週次レビューの中で、時には進捗し、時には忙しさのあまり棚上げされながら、少しずつ前に進めて来たものです。

 週次レビューによる検証を続けていなければ、4年もかけて第2領域の最たるものである電子書籍など完成させることはできませんでした。

 

lyustyle
 以上が私の週次レビュー、さらに言えば私のミッションのためのPDCAシステムです。いかにも完成されたすごいしくみlに見えるのではないでしょうか。
lala
 しかし、最初からこのようにしているのではなく、この10年の間に様々な迷走をしてようやく今の形に落ち着きました。
lyustyle
 この変遷についても述べておきたいと思います。

変遷

 私はこの10年間、ずっとそのやり方について手を加え続けてきました。

 始めた頃はエクセルで思いつくまま週の反省を書いていました。

 2008年頃には,初めてテンプレートを作り始めました。

 以下は,2008年の週記からです。

 「●~について」と書いているのが,現在自分の役割からの項目に変わってきています。

 <来週の課題>もこのころから作り始めています。

 そして,これらのテンプレートの質問に答える形でつくった課題を一つにまとめ,チェックボックスをつけています。下の方に「週記を受けて今週の課題」とある項目がそれです。

 (それにしても9年前の記述を見ると,mixiとかハリーポッターとか,懐かしく,恥ずかしいものです。でもこれが確実に今の自分につながっているんだなと思います。暗唱はこの時期にやっていたんだな。)

 2009年頃になると、課題からタスクを作り、Evernote上で翌週のそれぞれの日に割り当て、iPhoneでチェックボックスを消しながら一日を過ご作用になりました。ようやく手に入れたiPhoneが威力を発揮します。

 ぐんぐん仕事が進み、週記とiPhoneとでなんでもできると思っていました。

 

 2010年頃から自分のミッションに目を向け始めます。仕事はぐんぐん回りますが、家族、クリエイター、ブロガーなどの様々な人生上のミッションがあまり回っているとは思えなかったからです。

 それから、私の週記は、自分の役割やミッションによる質問をワードのテンプレートに書いて置き、毎週それを呼び出して質問に答えていく形をとるようになりました。

 これは今まで続いています。

 そして,2014年からはWorkflowyでテンプレートを元にした日報と週次レビューを行う形に落ち着いています。

 こうやって紆余曲折を経て今があります。

 私は迷走と言っていますが、これを改善という人もいます。

 どちらにせよ、少しずつ手を加えて今のやり方があります。

変わらないこと

 一貫して変わっていないのは、テンプレートに基づく自分への質問と、振り返り、そしてそこから導き出される次週への課題作りです。

 計画して、実行して、検証して、改善して、まだ実行するわけですから、それはPDCAそのものです。

 事実、週記=週次レビューがきちんと行われるときはどんどん前に進んでいけますし、忙しくておろそかになったときは、特に第2領域に属することたちが全く頓挫しています。

 私の週記=週次レビューは、PDCAを回してきたことに他なりません。

まとめ

 なんとまあ,「ブログでお答えします」と軽くお返事したことが,かなりの時間がかかりました。

 書いていると,以前の週記を引っ張り出して変遷や変わらないことを確認する作業に集中してしまったためです。

 まあ,それなりにやってきたんだな,と思いました。

 

 貴重な経験をさせていただいた,メルマガ「知的迷走通信」の皆様,どうもありがとうございました。

 







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現在,教育ちゃんねるで連載している記事から,3冊目の本を出版予定です。


 



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