142 OmniFocus

OmniFocus を特色づけるレビュー機能の解説

投稿日:

私が6年間もプライベートでOmniFocus を使い続けているのは、「レビュー」機能があるからだという話を書きました。

OmniFocus をプライベートで6年間使い続けている理由

そこでは、

「予定に入れたね。いつする?」

とグイグイ押してくるのではなく、

「また何か始めたね。いつかできるよ。ゆっくりやりなよ」

と笑って見守ってくれてるようなものだ、と書きました。

それを可能にしているのが「レビュー」機能なのです。

この記事では,OmniFocusの「レビュー」機能について,解説したいと思います。

レビュー機能とは

レビューとは,GTD(Getting Things Done)における重要なタスクです。

GTDとはやること,やりたいことを整理し,確実に前に進めていくために多くの人が実践している考え方ですね。

この確実に前に進めていくために「レビュー」は欠かせません。

今,私は何がしたいのか,何をせねばならないのか,そのために,これからすることは何なのか

そのように,いったん離れて今の状況を概観してみるのがレビューです。

GTD提唱者のデビッド・アレン氏に監修してもらったというだけのことはあります。

そのための機能が,発売当初からOmniFocusには備わっています。

レビューの実際

OmniFocus 3を起動すると、次のような初期画面になります。

黄色のマーカーで囲んだのが「レビュー」ですね。

数字の31は、現在進めている案件が31個あるよということをしめしています。

レビューのリストの確認

タップすると次の画面になります。

まだまだ下にずっと続いています。31個もあるのですから。

私のビジネス、プライペート全てのタスクが、進行中なものも棚上げ中のものもプレビュー可能にしているものは全てここに表示されます。

一週間に一度この画面を見て、

😨何か落としてないか

🤔棚上げ中だけだど始められるものはないか

😳既に終わっていて次の段階に進められるものはないか

そういうことを総括的に俯瞰していくわけですね。

ひとつずつレビューを進める

さて、一番上の、「イラストレーター実績作り」というプロジェクトをタップしてみます。

「心の絵」というセッションは私の「リラックスノート」の一部のようなもので、もう長いことやっています。

濃い黒は「次にすること」

グレーなものは次にすることが終わってからする事で、実はタスクの集まりに順序性があるものはこのような表示になります。

(内容を見ると別に順序性はなくてもいいものですが、今回ぷろじあの設定でこのプロジェクトを順序性に設定してみました)

ちょっとレビューからはそれますが、下の図の目の部分をタップすることで表示の切り替えが可能です。

タップすると次のようになります。

現在「残り」を選んでいるためグレーな部分も表示されていますが、

「最初の処理可能」をタップすると、最初にできるものしか表示されなくなります。

次にできることに集中して一つ一つ進めたい時には、この表示が有効です。

さて、話を戻します。

ひとつひとつ三つの「処理」のどれかをする

ここでは、心の絵セッションは既に終わっていたことを確認したということにしました。そこで、タスクを終了させます。

すると、即座にその「次にできること」が表示されました。

次のプロジェクトが表示されたら

「心ゆくまでする」らのだそうです😀

こうやって、ひとつひとつ処理していきます。

ここでの処理とは、タスクを終わらせるという意味ではなく

🍏「そのタスクがあることを確認した。隙間時間などで進めていく」と確認するのか、

🍏「忘れてた。やばい。期限を設定し直そう」と決めて新たな期限を設定するのか。

🍏「このタスク、既に必要なくなっているな」と確認して終了ボタンなら削除ボタンなりを押すのか

この三つのどれかをするということです。

このどれかの処理が済んだら、この項目におけるレビューは終了。

つぎのプロジェクトのレビューをする

画面下のコーヒーカップのボタンを押します。

すると、レビュー一覧の次のプロジェクトが表示されます。

オーストラリアのなんとかいうプロジェクトが表示されました。

オーストラリアに住んでいた時のアナログビデオのテープに録画された映像をデジタルにキャプチャしなおし、YouTubeにアップしようという膨大な時間のかかるプロジェクトです。

そのとっかかり「機材を取り出す」が表示されています。

よっぽどあと送りしていたんですね。まだ始まってもいない🤣

ちなみにこのプロジェクトのタスクは順序性があるので、次にできることだけを示しています。(このあと、膨大なタスクがあります)

このタスクに対してレビューします。

🍏「このタスク、確認した。どこかでやればいい」か

🍏「そろそろやらないと次に進まん。今晩こそやる」と期限を設定するか

🍏「機材、もう出してたな」とタスク終了ボタンを押すか。

どれかをして、またつぎのプロジェクトに進める。

レビューの実際は以上のような流れで進みます。

全ての処理を終えるまで繰り返す

ひとつコーヒカップボタンを押すたびにレビューが終わり、ホーム画面に示されている残りレビュー数の数が減っていきます。

そして、全てのレビューが終わり数字はゼロに。

今週のレビューはこれで終わりです。

そして、来週の土曜日、ここの数がまた31などと示され、レビューを促してくるのです。

まとめ

このレビュー機能により一つ一つのプロジェクトのタスクに対して三つの処理を行うことで。何十個ものプロジェクトを確実に一歩ずつ前に進めてくれるものです。

私はいつも

lala
また何か始めた

と言われていますが、そのようにして始めたことが一つ一つ花を開かせることができているのは、このレビューによるところが大きいです。

特に何年にも渡るような「第2領域=重要ではあるが、緊急性は少ない」に属するプロジェクトに有効です。

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