※2021年2月12日 追記しました。
2016年5月,ほぼ衝動的に導入したフランクリンプランナー。新しいおもちゃを手に入れた子どものように,1週間の間わくわくしながらこの手帳を使いました。
では,使用後1週間目のレビューをいってみましょう。
第4世代の手帳であるフランクリンプランナーの真骨頂は,なぜそれをやるのか,という価値観をはっきりさせた上で人生上の行動をプランニングしていけること。
だから,まず価値観の明確化からやったほうがいいのです。しかしそれではいつまでたっても使い始められないと思ったので、まずは、ウィークリープランによる週間計画から始めました。
目次
ウィークリープラン
まず,今週のウィークリータスクのリストのページ(今週のウィークリープラン4ページのなかの最初のページ 下の写真右側)に今週せねばならないことやしたいことを書き並べました。
それをウィークリープランナーで曜日に割りふりながら書き並べていきます。
このあたりのことは、昔からやってきていることなのでなんらハードルも新しさもありません。これまで通りたんたんとやっていきます。
いつものことですがこの段階はとても楽しいです。没頭してやっていたら,気づいたら2時間はすぐに経っています。
フランクリンプランナーでは,ウィークリーか,デイリーがを選ぶのだそうですが,私は以前からシステム手帳の中でふつうに年→月→週→日と落とし込んできているので,ここでも迷わずデイリープランナーも購入して,どちらも使うようにしました。
ウィークリープランナーだけでは,1日のタスクが6個しか書けないし,かといってデイリープランナーだけでは,週の俯瞰がむずかしいからです。
ウィークリープランナーを見ながら,そこにかけなかった細かなタスクをデイリーページに割り振って書いておきました。
デイリーページ
日々の計画に落とし込む手順
フランクリンプランナーでは,その日その日にデイリーページを開いて立案していきます。
私は毎朝,「朝活」で,その日の仕事のプレビューをしてきていますので,その時間をデイリーページの記入にあてることにしました。
以前は,このデイリーページを,私は1週間分つくっていました。
Evernoteでウィークリープランをたて,タスクを曜日ごとに割り振り,日ごとに切り取ってページをつくっていたのです。
どこでもiPhoneを使ってEvernoteからその日の計画を参照できてとても便利でした。
この,前からの慣習で,入れられるものはウィークリープラン(週次プレビュー)の段階で1週間分書き込んでいます。
だから,朝,デイリーページを開いたときにはすでにいくつかのタスクは書き込まれている状態です。
最初にカレンダーに記入してあるスケジュールを確認し,タイムラインに書き込みます。
次にウイークリープランナーで割り振っておいたタスクを書き込みます。
前の日にできずに先送りにしたタスクも書き込みます。
仕事上のタスクは上から,プライベートは下から書くという約束事があり,なるほどこうしたら区別しやすくてとてもわかりやすいです。1日のタイムラインで,プライベートは下の方の時間で行うことになることからも,プライベートタスクを下から書くことは理になかっていると思います。
次に優先順位です。A(絶対今日),B(なるべく今日),C(時間があったらやる)をつけていきます。
私はここでつまずきました。
優先順位が全部Aになってしまうつまずき
いざ順位をつけようとすると,全部Aになってしまうのです。
だって,せねばならないこととしてウィークリープランナーから落としてきているのです。Aになるのも当たり前です。
フランクリンプランナーを使い始めた初日は,いったいどうしたらいいのかとうなってしまいました。
しかし,それは最初に価値観の明確化や役割を考えるということをせずに見切り発車でフランクリンプランナーを使い始めたから起こったつまずきでした。
価値観や役割が明確化されていると,そのタスクの優先順位のつけ方がこれまでとかわってくるわけです。
これまでは,ほぼ「緊急度」だけでタスクの優先順位を決めていました。
7つの習慣で第2領域「緊急ではないが重要である」という大事なタスクがあることを意識してからも,それでもやはり日々の仕事の忙しさの中からは,緊急度から優先順位を付けざるを得ませんでした。
「本当に大切なこと」の優先順位を上げる
例えば「ウォーキング」は,プライベートである上に緊急性はまったくないので,以前は優先順位は低いものでした。
「今日も忙しくてできなかった」と明日に先送りされる頻度No1のタスクでした。
でもこれは「刃を研ぐ:肉体」という,とても重要なタスクであると意識すれば変わってきます。優先順位はAなのです。
反対に,仕事のタスクをよく見てみたら「今日できたらいいいな,あしたは何があるかわからないし。」という理由で本日の優先順位Aを付けているものがかなりありました。それらは実はBのはずです。
このように、フランクリンプランナー使用三日目ほどから,自分にとって価値のあるタスクをAにしていくと、出来上がるタスクリストが少々これまでと様相が変わってきました。
そして,ああ,これが仕事とプライベートのバランスをとるということなんだなあ,と再認識しました。
私だってこれまで10年間,自分のシステム上ではバランスをとったスケジューリングをしてきたつもりだったんです。
でもプライベートのタスクはどんどん先送りされるだけでした。意識はしていて計画にも反映されていたとはいえ,プライベートが先送りされるのでは結果的にバランスがとれていたとは言えません。
仕事をどんどんこなしていっても,アップアップは変わらず,充足感に結び付いてこなかったのは,これだったんだと今更ながらに思っています。