先週,ほぼ衝動的に導入したフランクリンプランナー。新しいおもちゃを手に入れた子どものように,今週の私はわくわくしながらこの手帳を使いました。

では,使用後1週間目のレビューをいってみましょう。

第4世代の手帳であるフランクリンプランナーの真骨頂は,なぜそれをやるのか,という価値観をはっきりさせた上で人生上の行動をプランニングしていけること。

だから,まず価値観の明確化からやったほうがいいのです。しかしそれではいつまでたっても使い始められないと思ったので、まずは、ウィークリープランによる週間計画から始めました。

ウィークリープラン

まず,今週のウィークリータスクのリストのページ(今週のウィークリープラン4ページのなかの最初のページ 下の写真右側)に今週せねばならないことやしたいことを書き並べました。

weekynote

左が先週の終わり。来週へ向けての課題が描いてある。 右がそれを受けてタスク化するWeekly task

weeklytask

いっぱい書き並べる。 楽しい

それをウィークリープランナーで曜日に割りふりながら書き並べていきます。

weeklyplan

アシタノレシピ予約投稿などと書いてあります。プライベートタスクですね。 モザイクばかりですみません

このあたりのことは、昔からやってきていることなのでなんらハードルも新しさもありません。これまで通りたんたんとやっていきます。

いつものことですがこの段階はとても楽しいです。没頭してやっていたら,気づいたら2時間はすぐに経っています。

フランクリンプランナーでは,ウィークリーか,デイリーがを選ぶのだそうですが,私は以前からシステム手帳の中でふつうに年→月→週→日と落とし込んできているので,ここでも迷わずデイリープランナーも購入して,どちらも使うようにしました。ウィークリープランナーだけでは,1日のタスクが6個しか書けないし,かといってデイリープランナーだけでは,週の俯瞰がむずかしいからです。

ウィークリープランナーを見ながら,そこにかけなかった細かなタスクをデイリーページに割り振って書いておきました。

デイリーページ

日々の計画に落とし込む手順

フランクリンプランナーでは,その日その日にデイリーページを開いて立案していきます。

私は毎朝,「朝活」で,その日の仕事のプレビューをしてきていますので,その時間をデイリーページの記入にあてることにしました。

以前は,このデイリーページを,私は1週間分つくっていました。Evernoteでウィークリープランをたて,タスクを曜日ごとに割り振り,日ごとに切り取ってページをつくっていたのです。どこでもiPhoneを使ってEvernoteからその日の計画を参照できてとても便利でした。

この,前からの慣習で,入れられるものはウィークリープラン(週次プレビュー)の段階で1週間分書き込んでいます。

だから,朝,デイリーページを開いたときにはすでにいくつかのタスクは書き込まれている状態です。

最初にカレンダーに記入してあるスケジュールを確認し,タイムラインに書き込みます。

次にウイークリープランナーで割り振っておいたタスクを書き込みます。

前の日にできずに先送りにしたタスクも書き込みます。

仕事上のタスクは上から,プライベートは下から書くという約束事があり,なるほどこうしたら区別しやすくてとてもわかりやすいです。1日のタイムラインで,プライベートは下の方の時間で行うことになることからも,プライベートタスクをしたから書くことは理になかっていると思います。

dailyplan

昔からの習慣で,予定はボックスで囲んでいます。 左側がタスク,右側がスケジュール タスクで「大きな石」としてスケジュールに予約しているものは,線で結んでいます。

次に優先順位です。A(絶対今日),B(なるべく今日),C(時間があったらやる)をつけていきます。

私はここでつまずきました。

優先順位が全部Aになってしまうつまずき

いざ順位をつけようとすると,全部Aになってしまうのです。

all a

ほとんど全部Aになってしまった

だって,せねばならないこととしてウィークリープランナーから落としてきているのです。Aになるのも当たり前です。

フランクリンプランナーを使い始めた初日は,いったいどうしたらいいのかとうなってしまいました。

しかし,それは最初に価値観の明確化や役割を考えるということをせずに見切り発車でフランクリンプランナーを使い始めたから起こったつまずきでした。

価値観や役割が明確化されていると,そのタスクの優先順位のつけ方がこれまでとかわってくるわけです。

これまでは,ほぼ「緊急度」だけでタスクの優先順位を決めていました。

7つの習慣で第2領域「緊急ではないが重要である」という大事なタスクがあることを意識してからも,それでもやはり日々の仕事の忙しさの中からは,緊急度から優先順位を付けざるを得ませんでした。

「本当に大切なこと」の優先順位を上げる

例えば「ウォーキング」は,プライベートである上に緊急性はまったくないので,以前は優先順位は低いものでした。

「今日も忙しくてできなかった」と明日に先送りされる頻度No1のタスクでした。

でもこれは「刃を研ぐ:肉体」という,とても重要なタスクであると意識すれば変わってきます。優先順位はAなのです。

反対に,仕事のタスクをよく見てみたら「今日できたらいいいな,あしたは何があるかわからないし。」という理由で本日の優先順位Aを付けているものがかなりありました。それらは実はBのはずです。

このように、フランクリンプランナー使用三日目ほどから,自分にとって価値のあるタスクをAにしていくと、出来上がるタスクリストが少々これまでと様相が変わってきました。

そして,ああ,これが仕事とプライベートのバランスをとるということなんだなあ,と再認識しました。私だってこれまで10年間,自分のシステム上ではバランスをとったスケジューリングをしてきたつもりだったんです。でもプライベートのタスクはどんどん先送りされるだけでした。意識はしていて計画にも反映されていたとはいえ,プライベートが先送りされるのでは結果的にバランスがとれていたとは言えません。

仕事をどんどんこなしていっても,アップアップは変わらず,充足感に結び付いてこなかったのは,これだったんだと今更ながらに思っています。

「大きな石」を入れる

容器に小さな石(ふってわいた緊急の要件)ばかり入れていたら,大きな石が入らなくなるので,まず大きな石を入れてから隙間に小さな石をつめていくとすべて入ってしまうものだ,というのはよく行動管理の中で例に引き出されます。

スケジューリングでも大切なことで,私もこのことはよく実践してきました。でも「入ってくる仕事が全部A」になるほど忙しくなるとどれが大きな石なのかわからないので,結果的には小さな石ばかり詰めて一日が終わったということの積み重ねでした。

しかし,大切なことという視点で見ると,ウォーキングをすることは私にとって優先度Aなのですからこれを今日の「大きな石」としてまず放り込む,つまりスケジューリングしておく必要がありました。

私の今週の「刃を研ぐ:肉体」の目標は「ウォーキングを週に3回する」ということでしたので,まずウィークリープランの時に3回分入れておきました。だから当日のデイリーページにはまず「ウォーキング」の時間を20時~21時にスケジューリングしたことはいうまでもありません。

このことで,私は「刃を研ぐ:肉体」の目標を達成できました。ほかの小さな石たちも無事詰め込むことができました。

こんなことが,これまではできなかったのです。やりかたはとうの昔にわかっていたのに・・。

デイリーノート

右側のページはデイリーノートで,自由に使っていい場所とされています。でも,結構つかわないまま終わることが多いらしいですね。

私はそんなことはありません。なんでもかんでもがんがん書く人間ですので,すぐにうまってしまいます。

足りない時にはノートページを追加で挟むようになっていますが,私はこれまで使い続けてきたバイブルサイズシステム手帳のリフィルを追加しています。フランクリンプランナーのリフィルはバイブルサイズよりも少し幅が広いのですが,6穴は互換性がありますので,問題なく綴じることができます。

add

何を書いてるかというと,依頼されたタスクとその結果,思いついた課題,受けた相談内容,業務の記録や改善案などです。

「これやらなきゃ」と思ったことはまず,このデイリーノートに書いておきました。そして,今日の振り返りの時に,明日できるものは明日のデイリーページに転記します。また来週やらなきゃということであれば,今週のウィークリープランナーの最後のページ,ウィークリーノートに書き込んでおきます。

今週のウィークリープランナーの最後のページであるウィークリーノートは綴じリングの左側になります。また来週のウィークリープランナーの最初のページであるウィークリータスクのページは綴じリングの右側になります。そのことで,先週に課題としてもった案件が左側にあり,それをみながら来週のウィークリータスクに具体的に期限をつけてプランニグしていくわけです。このあたりはよくできているなと思います。

weekynote

来週やらなきゃと思いついたことを,Weeklyの最後のページ(上の写真左側)であるWeelky Notesのページに書いておく

実際,今週書き込んだノートをもとに,来週の計画をたてましたが,とてもやりやすかったです。さすが20年間研ぎ続けられたシステムだと思いました。

来月やらなきゃという場合もこれをマンスリープランナーで行うわけで基本は同じだろうと思います。6月になるときにわかるでしょう。

なお,転記するときにはタスクの後ろに今日の日付をリンクとして書いておきます。すると,あとからその日付のデイリーページを見ると,そのタスクを思いついた時のメモが検索され,意図などもわかることになります。これもフランクリンプランナーのシステムです。まだこの恩恵にはあずかっていませんが,将来,「おお!」と思うときがくるでしょう。

終わりに

長くなったので,ひとまずここで終わります。

1週間使ってみて,まだまだ新しいことを導入した初期のわくわく感から抜け出せていません。だから,おもしろそう,とか,おお,便利だ,とかそんな気持ちばかりです。

一つ痛切に思ったことがあります。

それは,

長く使い続けられているものにはそれなりの訳がある

ということです。

me3

いまさら・・・!

10数年前にフランクリンプランナーが有名になったとき,実はすでにその時点で10年以上の歴史がありました。それを知ったうえでその時に使い始めていれば,自分で工夫した以上の成果がでていたかもしれないなと思います。

それを私は,一時の流行に乗ったものと思い,敬遠していました。

自分なりに工夫して一つのシステムを作ったという自信や自負はありますが,それがこの巨大なシステムの前ではその足元にもおよばなかったのではないかと思うと,最初から懐疑的にならず,一度身を預けてみるということも大事なことだと思います。(あ,結構やってるか・・・新しいものにはけっこう飛びついてるな・・・)

まだ,最初の「価値観を明確にする」とか「ミッションステートメントを書く」はやれていません。少しずつ気張らずにやっていきます。

なお、A4サイズの紙は56%縮小でコンパクトサイズ(バイブルサイズ6穴と互換性あり)になるのでデイリーのその日のページに綴じてみました。なかなか良いです。(でもちょっとはしを切らないと合わないけど・・・?)

ひと手間ではあるが、なくさないので便利。このひと手間をわたしは今後とることができるかどうかは、また、別の問題ですね。

さて次のレビューは1か月後。6月の終わりころですね。1か月使ってどのようであったのかを書きたいと思います。その間にもちょこちょこと思ったことを書いていきます。

本の紹介

25年前の海外生活,PC事情,メモや手帳のことなどについて書いてます。

「私のシドニー派遣教員日記」
現地の児童相手になんとか楽しい授業をしようとジタバタしたことが,今の自分をどのように作っているのか。




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