仕組みづくり

整理するとわからなくなる私の,「分類しない」コンテキスト・ファイル

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 昔から、すぐに文書をなくします。

 どこに行ったかわからないのです。

 大事だから、と、さっきまで大切に分けておいた文書。

 分けたがゆえに、それが何処かに行ってしまうのです。

 分けなきゃいいものを。

 
 分ける前、文書は一箇所にプールしてあります。

 すなわち、そこをめくれば必ずあるという状態です。

 ところがそれを検索しやすくしようと思って分類してしまうものだから逆にわからなくなる。

 私は,そういうジレンマに陥っていました。

 

 解決法は1つしかありません。

 分類しない「コンテキスト・ファイル」です。

分類しない

 分類するからわからなくなるのだったら,分類しなければいい。 

 一つのファイルに,もらった順番にそのまま綴じるのです。

 
 私の場合は、月ごとにファイルしています。「9月」「10月」といった具合です。

 
 「それがいつ発生したか」「それをいつやったか」というのは、人間の検索能力の中で最も強力な検索条件であると思います。

 その文書どこへやったっけ?は覚えてなくても、その文書をいつしまったか?は覚えているのです。

 そしてそのファイルはいつも同じところに綴じてある。

 文書を探すには、その文書を綴じた月のファイルをめくればいいのです。

 そこに必ずあります。
 

 このように「綴じた月」というコンテキストを強力な検索条件として検索するための,文書のストック法は,「月ごとに1冊に綴じる」です。
 

 「月ごとに分類してるじゃないか」と突っ込まれそうですね。

 分類は,一度集めたものを,「これはこっち」「あれはあっち」と,そのものの持つ属性で振り分けることではないでしょうか?

 しかし,月ごとのファイルは,月ごとにひとつずつ入れ物を用意してあるだけで,そこに集めたものを他に振り分けることはありません。

 ただ,集めているだけです。

■ 

 ただし,分類しないファイルは,これはあくまでプライベートに管理できる文書の話です。
 

 以前役所に勤めていましたが、公的に分類しなければならない文書は当然この限りではありません。定められた文書を定められたファイルに綴じて5年間保存です。
 

例外的にファイルを作るもの

 例外的に別ファイルを作る種類のものがあります。

 「〇〇会議」「〇〇研修」

 会議の文書は、会議のファイルにしか入り用がありません。

 研修の資料は,研修のファイルにしか入り様がありません。

 また,会議や研修の時にそのファイルだけを持って出ればいいので文書をなくすことはありません。

 検索する場合も、そのファイルの中を調べれば必ずでてきます。

 ですから,これらについてはファイルを作ります。

 ただし,気を付けることがあります。

 会議については,〇〇会議や□□会議のように,会議ごとにファイルを作って構いません。

 会議は有限であり,その数だけファイルを作ってもたいした数にはなりませんし,

 また,この文書はどちらの会議に入れたらいいのだろうというようなことは起こりえないので,綴じるときの迷いが生まれません。
 

 しかし,研修は異なります。

 研修内容は多種多様であるがゆえ,ひとつひとつにファイルを作っていると膨大な数のファイルが必要になります。綴じるファイルを探し出すことが手間になります。

 また,資料の意味や価値の重なりも多く,この資料をどちらの研修のファイルに入れたらいいのかわからなくなることがあります。

 その迷いは,そのまま検索の時の迷いでもあります。

 

 以上の事から,会議については属している会議の数だけのファイルをつくりますが,研修については,「研修」という一つのファイルにまとめていきます。そのほうが検索もしやすいのです。

実施案や、イベント案内

 学校には様々な行事があり、係から実施するための要項がでます。

 また、公民館からイベントの出席依頼や案内が来たり、様々なサークルから懇親会の案内が来たりします。

 これらは一過性のものですから、「参照」用のファイルを作ってそれに綴じます。

 そして、イベントが過ぎたらリサイクルに出します。
 

 以上のようなものについては,例外的にファイルを作ります。

禁止事項「〇〇関係」

 私が絶対にやらないことがあります。

 それは「◯◯関係」というファイルを作ることです。

 
 昔から,ファイルのタイトルに「~関係」と書くことが大嫌いでした。

 「関係」という字が入る時点でアウトです。ブレています。「この名前のファイルには,このことについての文書を入れるのだ」という明確な決意がありません。むしろ決意から逃げてしまい,あれもこれも入れられるようにふわっとした名前にしてしまっています。

 これでは検索の時に大いに困ります。

 また、分類する時にも、そのファイルに入れていいのかどうか迷いが生まれます。

 分類する時に迷うなら検索の時にも迷うのです。

 私の場合きっぱりしたもの以外にはファイルをつくりませんから,「〇〇関係」というネーミングはあり得ません。

まとめ

 私の引き出しには、月ごとに作った厚いファイルと、いくつかの会議,そして研修のファイルがあるだけです。

 文書の検索にはこれで困りません。

 会議,研修以外の文書は、必ず月ファイルの中にあるからです。

 それを順にめくって行くほうが、あちこち開き回って探すよりもはるかに速いのです。

 一度探した文書には付箋を貼っておきますので、2度目の検索の時には一発です。

 

 「いつ綴じたか」というコンテキストを強力な検索条件として使うために1冊に綴じる,コンテキスト・ファイルの紹介でした。







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