多すぎる文書を何とかしたい

投稿日:2006年11月13日 更新日:

追記 2014年3月11日

現在は、このやりかたをもっと推し進めた方法を工夫しています。

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多すぎる文書をどうするか。

多すぎる文書を前にして、次のようなことを考えます。

必要な文書といらない文書とにいかに素早くしわけるか。

処理しなければならない文書と、処理を必要としない文書とにいかに素早く仕分けるか。

緊急に処理しなければならない文書と、いますぐ処理しなくても言い文書とにいかに仕分けるか。

目を通しておきたい資料をいかに埋もれさせないか。

目の前から、このいまいましい文書をいかに素早く消すか

ライフハックの観点からすれば、これらをなんとかクリアすれば、多すぎる文書に悲鳴を上げなくてもすむわけです。

そこで、写真のようなボックスを机の上においてはいかがですか。

A4のトレイを立てに重ねてクリップでとめたものです。会わせて300円です。

一番上には、その日配られた文書を全部放り込みます。全部です。

できれば、文書を配る人にここにいれてもらうようお願いしておくともっていいです。

これで、机の上が山積みになって仕事ができない、という状況はクリアできます。机上はいつもクリーンです。

昼休みや退勤時、職員室に戻ってきたときにこのトレイに入れた文書をぱらぱらめくります。あとで目を通して起きたい資料は真ん中のトレイに放り込みます。

真ん中に入っている文書は読みたいものですから、後ですきま時間に目を通すだけです。

これで目を通しておきた資料が埋もれることがクリアできます。

なお、目を通した資料は、一番下に放り込みます。

ぱらぱらとめくっていて、宣伝など、あきらかにいらないものはその場でまとめてリサイクルボックスへ。

結構この時点で文書のたばはスリムになります。いかに必要のない文書が配布されているかと言うことです。

これで必要な文書とそうでない文書の仕分けはクリアできます。

ぱらぱらとめくっていって、調査とか、アンケートをはじめ処理しなければならない文書は真ん中のトレイに放り込みます。

真ん中のトレイは、「読んでおきたい文書」「処理しなければならない文書」です。案内文書など、あとでスケジュール帳に転記しないといけないような文書もここです。 要は、何らかの処理を必要としている文書ということです。

処理が済むと一番下のトレイに放り込みます。

緊急に処理する必要がある文書は、真ん中や下に入れず、一番上に置いたままにしておきます。

一番上は、一日のうちで何度もぱらぱらとされる文書ですから、少なくとも退勤時間までもれる心配はありません。

これで緊急文書といますぐ処理する必要のない文書の仕分けはクリアされます。

提案文書、参照文書、校務に関する文書など、ファイルしておく文書が見つかったら、まよわず一番下に放り込みます。

一番下のトレイには、当面の処理をひつようとしない文書、処理が終わった文書、目を通した文書などが集まります。

要は、ファイルされて残されていく文書が自然にここに集まるわけです。

もういちど復習しましょう。

来た文書は、何も考えずに一番上に。

目を通しておきたい資料や、アンケート・調査、スケジュールに転記する必要のある会合などの案内など、何らかの処理を必要とする文書は真ん中。

処理済みや、ファイルしておく文書は、一番下。

この仕分けは5分かかりません。退勤前の5分や昼休み中の5分にしわけできてしまいます。

机上は常にクリーンです。

さて、仕上げです。

仕分けただけでは、文書は目の前から消えません。

このいまいましい文書をいかに素早く目の前から消し去るか。

次のようにしてはいかがですか。

職員室から去るとき、持ち去る!

「よく使うファイル」というファイルをつくっておきます。そしてその中に、真ん中のトレイの文書を放り込んで持ち去るんです。

このファイルは、あるイベントや行事にかかわる文書、処理しなければならないアンケート、研修会などの案内、目を通す資料、来週の計画など、当面使いまくる文書が入ります。

最前線で使われるファイルで中味はどんどん入れ替わります。イベントや行事、研修などが終わったら、ここからはずされ、ファイル化されるか、リサイクルにまわされるのです。

このファイルについては別の機会にふれますが、ここに放り込んで持ち去ります。

これで真ん中のトレイは空になります。(一番上のトレイに残しておいた緊急処理文書も同様です)

出勤時、退勤時に一番下のトレイの文書をファイルに綴じる。(でも、金曜までは放ったら貸しておいてもいい)

これで、今日1日分の文書は目の前から消え去ります。

金曜までは放ったらかしておいてもかまいません。結構はいるので、金曜日に退勤時にファイルに綴じればいいのです。「金曜まではさわらなくてもいい」と思うと気持ちに余裕ができます。心にかけた保険です。

やってみると、意外に簡単で気持ちいいですよ。

机の上はいつもきれいになります。

これは、図書館で借りた、整理の仕方についてかかれた本にヒントを得たものです。(本の題名は忘れましたが、一読の価値はあります。もう一度探してみようと思います)

さて、「こんなことできないよ!」と思われる方に。

いや、やってみるとたいしたことないんですけどね。でも、とてもできないと思われる方は、次のようなことも効果的です。

全部いっしょくたにして、どこかにもっていく!

これ、結構効果的ですよ。

どこかに持って行って捨てるんではないのです。そこで仕分けをするんです。

そうですね。家庭科室や図工室、理科室などの広い机があるところがいいです。

そこで ぶああ っと中味をぶちまけて仕分けするんです。

はかどりますよ。(^^)

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