TaskChute2　導入しました！

こんにちは。先週TaskChute２を導入しましたのでご紹介です。

TaskChute2というのは・・・

タスクシュートというのは、日々の生活や仕事の様々なタスクを段取りよく進めるためのExcellアドオンです。いろいろなところでセミナーが行われたりして結構その筋のところで盛り上がっているので、読者の方にもすでに導入しているという方がいらっしゃるんじゃないでしょうか。

実はタスクシュートの話題が出回り始めた頃、いちどダウンロードしてどんなものかやってみようと思って試してみましたが、よくわからなかったということがあってやめてしまいました。

しかし、何かのブログを読んでいて、もう一度タスクシュートを試してみようという気になりました。

そこでこちらから体験版を新たにダウンロードし直して少し使ってみると、何となく感じが分かってきました。

これは無料版です

時間の見積と調整によって残った時間を可視化する

いつまでにこれをやらなきゃいけない、やったらそれを消していくといったプロジェクト立案、遂行型のツールではなく、うまく時間を見積もり、残った時間を可視化して残りの仕事をうまく調整しつつ仕事ストレスなく遂行させていくツールだということが何となく理解できてきました。

時間を見積もり、残り時間を可視化するということは、実はToodledoでもできますし何度か挑戦しました。

私は1つの仕事をするのに昔からいくつかの細切れのタスクに分けて行ってきています。 15分位のタスクに細切れにするのが自分にいちばん合っていますので、Toodledoでの初期設定は時間の見積もりは15分と自動的に入るようになっています。

しかし、大体私の仕事は一日のうちに３，４０もの細切れタスクで組み立てられるので、残り時間を可視化したときにそれがありえないような時間の長さになっても、いちいちそれを時間に収まるように見積もり時間を調整しようと言う気分にはとてもなれなかったのでした。

また、みつもった時間が窮屈で、 1日中その時間にきゅうきゅうとしばられ続けるのも嫌なので、少し余裕を持つようにタスクを分けています。例えば10枚の葉書に切手を貼るというようなタスクであっても、 15分くらいに見積もっているのです。

ということで、可視化された残り時間がありえないような時間であっても、そこには余裕時間が織り込み済みだということを自分でわかっているので、可能な時間に調整しようなどと言うことを考える事がそもそもありませんでした。

私にとって自分がたてた見込み時間というのはかなり信用のおけないものなのです。

そういうこともあり、見込み時間の設定というのは自分にはとても苦手な分野でした。

タスクシュートがそのような見込み時間を入力するシステムであったために私はいちど使うのやめたのでした。

見込み時間をたてるハードルを下げるしくみ

しかし今回改めてよく見てみると、見込み時間を立てるのが甘いという自分のハードルを少し下げるような作りになっていることに気がつきました。
それは「節」と言うものの導入です。

日々を、朝とか午前中とかそのようないくつかの節に分けて、そのタスクをそのどこの「節」でするのかということを設定することになっています。

これは私もToodledoでやっていたことです。

コンテクストで午前10時までとか午後1番、午後３時以降などの節を作って管理していたので、一日のどの節でそのタスクをやるのかというのはすぐにわかるようになっていました。

しかし、タスクシュートではその仕事にまとめられた見込み時間が常に表示されており、残りの時間と比べることでその節の中で仕事があるかどうかだ常にわかるようになっていました。

これなら「節」と言うそんなに長くない時間の中での調整ですので自分にもできるかもしれません。

その仕組みがあったことで、今回私はタスクシュートを使ってみようという気になりました。

割り込みへの対応

私たちの仕事はやたらと割り込みが入ります。だから見込みを作っていてもそのとおりにできない場合がほとんどだということもあって、あまり見込み時間を入れるというようなことをしていなかったのですが、このタスクシュートは割り込みにも先送りにもうまく対応しているということなので、そちらが使えるようになるの楽しみにしてます。

Toodledoでタスクを処理している最中、割り込みが入ったら緊急にそちらを対処します。そして机上に戻った時にまた前のタスクの処理をつづけるのですが、緊急に入った処理がいったいなんだったのかを後から忘れてしまうのです。

Toodledoを使っていれば、実は緊急の処理案件はさほど問題ではありません。「せねばならないこと」を忘れずに段取りよく遂行していけばよいので、要はその日せねばならないすべてのタスクを処理済みにしさえすればいいのです。緊急処理案件がなんであったかなどは関係ありません。Toodledoに戻った時点でそれは処理済みなのですから、今日せねばならない仕事になんら影響はないのです。

影響があるとしたら、その割り込みによって今日の仕事はどれだけ後に伸びるのか、それがわからない、ということです。

すなわち、Toodledoは、確実に処理できる仕組みだが、「何時に終わるか」までは面倒みないよ、というわけです。（実際は見込み時間を入れることで後何時間かかるかはわかるのですが、自分でたてた見込みを信用してないので意味がありません）

では、ここでほしい「割り込み」処理とはなにか。

それはずばり、その割り込みで、今の仕事がどれだけ中断されて、復帰した時に前にやっていた仕事があと何分できるのか、そして全体ではどれだけ送れるのかがすぐにわかるかということです。

この点、どのようなものか楽しみです。

「こなし型タイプ」ではなく、「積み上げ型」タイプ

タスクシュートはToodledoや他のツールと違って、処理したものを消していくといったタイプではなく、処理したことを積み上げていくタイプのツールであるような気がしています。

今現在進行形のタスクをリアルタイムで調整しながら積み上げていくという感覚です。

Excellにログとして残っていくので、どのタイプの仕事にどれだけ時間を使ったのかなどの後処理が可能です。そんな意味で、あとから利用できる積み上げ型だと思うのです。

実際に職場で使ってみてまだ２日くらいですが、少しずつわかってきたことなどもありますので、連載してみたいと思います。