教師の仕事術

【タスク管理】他者から作業を打ち切られるのではなく、自分で打ち切る

更新日:

封筒をもらってくるだけで今日の仕事はおわり!

あるとき、数日後に迫った卒業式と、一ヶ月後に迫った入学式とを同時並行で進めるという時期のこと。

私が案内状を出すための封筒を70枚ほどもらってきて、「これで今日は終わり」と言って次の仕事に取り掛かっているのをみて、同僚の先生が不思議そうにしていました。

封筒をもらってきたら、そこから宛名書きという仕事が始まると思うのが普通でしょう。

ところが「これで今日はおわり」というのですから、不思議に思うのも無理はありません。

 

実は、「封筒をもらう」というのは、「入学式の案内状を出す」という「プロジェクト」の中の一つのタスクと位置づけられていました。

そのタスクの前には、「案内状を出す相手のリストをつくる」「案内状のための封筒の数を確認する」というタスクがあり、このあとには、「封筒に宛名を印刷する」「切手をもらってくる」「封筒に貼る」とうタスクが続きます。

「案内状を出す」という「プロジェクトが完成するためには まだまだたくさんの細かいタスクを完了させることが必要です。

 

一体、なぜこのように細々としたタスクに分解したのでしょうか。

 

これらのタスクを一度に完了させることは可能です。

全てはつながったタスクなので、時間と集中できる環境さえあれば、おそらく2時間もあれば可能でしょう。

同僚はは、「それくらい一度でやってしまえばいいのに」と思ったのかもしれません。

それをわざわざ細かいタスクに割ってだらだらと何日も時間をかけて行おうというのですから不思議に思われても仕方ありません。

集中すれば2時間で終わる仕事を、私は1週間かけて終わらせようとしているのです。

他者から作業を打ち切られるのではなく、自分で作業を打ち切る

私達の仕事というのは、ひとつのことを10分続けられればいいほうだと思っています。

なにかやっていると電話がかかります。教育委員会からであったり保護者であったりします。それぞれに対応を迫られます。

すぐに終わることならいいけれども何かを調べて返事をしなければならなかったりします。

人に伝えなければならないこともあります。

また、お客様がおみえになることがあります。相談であったり、印鑑を打ってほしい、ということであったり、依頼であったりさまざまです。

 

これら、外からの要因で作業が打ち切られると、「焦り」が出ます。また時には「今の仕事を終えることが出来ずがっかり」という気持ちになることもあります。時には、「アポイントもなく急に・・・」などと思ってしまうこともあります。急な対応に迫られているときのお客様などには、「前もって電話くらいしてよ・・・」と思ってしまうこともあります。

そしていけないことには、それが顔に出てしまうのです。

これではお客様が安心して訪問することができません。

いつ訪問しても笑顔で「前からお待ちしてましたよ」というような雰囲気でお迎えしないと行けないのです。

ところが、これが作業を中断されるとなかなかできない。

 

だから

「自分から作業を打ち切る」のです。

この、積極的な作業打ち切りにかける時間が約10分なのです。

「リストの数を数えて数を確認し、事務室に行って封筒を数え、もらってきて、再度数を確認する」

これに10分です。

これで終わり。

あとはお客が来ようと電話がかかろうと、私は今日のタスクを終えたのですから気持ちよく対応することができます。

ほんの少しずつじわじわとすすみ、さっとやめる。そして別のタスクにとりかかる。

そしてまた翌日じわっと進み、さっとやめる。そしてまた別のタスクにとりかかる。

こうしていくつものプロジェクトを並行してすすめていきます。
これで、お客さんが見えようと、電話がかかろうと安心して対応できます。

 

これにはかなり細かいタスク管理が必要ですが、効果は大きいです。

このようなことができるように、週次レビューでタスクを10分ほどで終えられるように細かく割っているのです。

これを可能にするのがGTDです。

【今日の写真】

QuickShot 2012-02-19 at 11.53.14.jpg

いつも使っているスタジオです。

こうしてみると、音の世界の魅力にワクワクします。

ここで仲間と共に大好きな曲を演奏することを、私は大事にしています。

 

追記:2014/3/28

この記事は2012年の3月12日に書いて下書き保存し、ちょうど2年間そのままになっていたものです。下書き整理中に発掘しましたので、若干手を加えて公開しました。







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