02 アプリたち

Workflowy,Toodledo,Taskchute の3つが今の私を支えてくれている

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現在、処理すべき仕事のあまりの多さに、夜中の1時でとりあえず切り上げて寝る、という日々が1か月近く続いていて、なかなか知的生活をするどころではありません。

完全に事務仕事が知的生活を駆逐している、という情けない状況が続いています。

どんなに忙しくても、段取り良くうまくさばいて余裕時間を作り出してそれを知的生活に使うためのさまざまな工夫を実行し、コンテンツとして書いてきたこのブログなので、忙しさに負けて知的生活ができないというのは実に情けないことなのです。

 

なぜ、知的生活のための時間がつくりだせないかというと、

GTDの実施によりさっさと仕事を進めて23時くらいに終わっても、「まだ時間があるから、読書をする時間があったらもっと仕事をやっておこう」という意識がはたらくからです。

 

完全にだめです。

 

そうならないように1週間先を見通して、この日に何をやっておくべきか、そのために今日何をやっておくべきかという段取りを決めて着々とすすめてきたのだし、そういうことはそこそこ得意でもあります。

だから、これまでの私は「今日なにをやるか」を超えて「今日はなにをやらなくていいか」まで見通して心すっきりしながら読書をしてきました。

 

しかし、ここ一か月、処理すべき絶対量が、私が使える時間をかなりオーバーしているため、「読書の時間があったら事務仕事の方を・・・」となってしまうのです。

この状況を打開するためには、今のこの怒涛の忙しさをなんとかくぐりぬけるしかありません。

だから、この1か月は、情けないながらも知的生活の方をたなあげし、とにかく目の前に膨大に増殖し続ける仕事の山を切り崩してしまおうともがいていました。

 

ブログも、ときどきTexteverであたためてきたものを出してきて記事にする、ということでつないできましたが、ねたも切れかけてます。

「教育ちゃんねる」は、このような中でうまれたのですが、よく今のようなときに踏み切ってスタートしたな、と自分でもわけがわかりません。

 

それで、一体何を書きたいのか、というと、このような状況の中で必死にもがいてきた中で使ってきたツールが次の3つだったよ、というお話です。

 

Workflowyで、「何をなすべきか」を見極め、いつするかを決める

GTDでせねばならないことを全部だす段階ではToodledoに溜め込んでいけばいいし、以前はそうしていました。

しかし、今晩すべきことが60個を超えるような事態では、Workflowy上でそれぞれのタスクの重要度、緊急度によって上下を変えたり、親子をつくったりしながらはっきりさせていったほうがとてもやりやすかったのです。

主導での並べ替えや関係性による親子づくり(サブタスク化)は、Workflowyに書き出すととても安心できました。

 

Toodledoで、いつやるかを管理

たんなるタスクではなく、プロジェクトになると、長い期間のスパンで仕事を管理する必要があります。

Aという仕事を3日かけて行ったら、初めてBという仕事ができるようになる。これを4日かけてやると最終的にCが完成する、という時間の流れを、Toodledoによって輪切りにすることができます。

ある日にスタートするようにセットしておいたタスクが、その日になったらリストにあらわれてくる、というような表し方はToodledoの失骨頂です。

これで、「いつやるか」「いつはじめるか」を見える化することができました。

Taskchuteで、焦らずにおちついて今日の膨大な数のタスクをこなしていく

Toodledoで「今日すべきこと」というビューをつくっていますが、「夜仕事」というコンテキストに30個もリストがあったら、もう卒倒しそうになります。

明日もあるのだからなんとか夜中の1時には寝たい。しかし30個もあるタスクを終えられるとは思えない。

息が上がり、心臓がドキドキし、焦りが生じて、Aをやっている最中に「Bもやらなきゃ、こんなことやってる場合じゃない」などという思いが浮かんでなかなか集中できなくなります。

しかし、夜仕事のスタート時において、Toodledoに表示されたタスクをTaskchuteに移してから、それぞれにかかるであろう時間を書き入れていくと、思ったほど遅くまでかからないことがわかった、ということがよくあります。

もし1時を超えても終わらないのならば、1時で終わるようにいくつかの、緊急度が低いタスクを明日に先送りします。

こうして「30個もあるけど、焦らずにまあ、落ち着け。1時には終われないけど、1時30分にはなんとか追われる量だ。大丈夫だ」とTaskchuteが語り掛けてくれます。

これではやる気持ちを抑えられます。

こうして一つ一つ終わらせていくことで、実際には見積もり時間よりも少ない時間で終えることができる、ということがかなりありました。

今日もわけあって夜の10時から仕事を始めなければならなかったのですが、見積もったら夜中の1時でした。

でもひとつひとつ焦らずに集中してこなしていったおかげで0時過ぎにはなんとか終わり、こうしてブログの記事を書くことができました。

 

現在の厳しい状況をなんとか乗り切れているのは、この3つのサービスやアプリケーションのおかげです。

寝るまでに30分あるので、これから読書します。

今日はそういう心の余裕ができました。







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