入力の一元化が無理だから今日のメモを集約するタスクをつくる

　どこかで、メモの一元化は無理！と書きました。

　机に座って1日じゅう仕事をする職種ならともかく、あっちやこっちに動いて仕事をしなければならない仕事の場合、要件や気づき、タスクや考えなどさまざまなメモをいろんなノートやメモ帳、紙切れなどにかかざるを得ません。

　だから、まずもって一元化というのは無理です。

　しかし、さまざまなところに書いたものを最終的に集約して一つにまとめることはできます。

　というより一つにまとめる仕組みをつくらなければなりません。

　一元化は無理だが、集約は必要です。

　そうしなければ散逸してしまいます。

集約の仕組み

　私は次のようにしています。

　まず入力についてです。私の入力は下記のように多様です。

• 　iPhoneのPosteverやFasteverでメモを取ります。急いでとるときは手書きアプリTouchwriterを使います。また、映像で残すときはQuickshotを使います。これらは必ずEvernoteに行くことになっています。
• 　実施要領は、会合の案内文書、週案などの計画はすべてDoscannerをつかってScanします。これもEvernoteに行きます。
• 　紙切れに描いたメモはInboxに入れます。
  Inboxについては、仕事場のInboxの使い方　に詳しく書いています。
• 　授業の記録はMindmap形式で取りますので広いノートに書きます。
• 　仕事上の記録やメモは持ち運びが可能はさまざまなノートやメモに取ります。A６ルーズリーフかファイロファックスなどの６穴バイブルサイズバインダーが一番多いですが、ShotnoteやCamiappなどあとからiPhoneでスキャンするために特化したメモ帳に書くこともあります。

　このように多様に入力されたメモの数々。

　１日分にすると膨大なものになります。放っておいたら散逸します。

そこで次のように集約しています。

・　Toodledoに、「今日のメモの集約①」というタスクを毎日１７：００に入れています。このタスクを処理する順番が来たら、今日使ったさまざまなノート、手帳、メモなどをデスク上に広げ、私のデータベースの統一規格であるA4のルーズリーフに貼っていきます。生徒指導上のメモ、新しく知った事務処理の知識、作業の手順など要件ごとにわけて貼ります。写真にとってEvernoteにも残します。

・　Toodledoに「Inboxを空にする」というタスクを退勤時にセットしています。Inboxにはその日のさまざまな紙切れや資料など、ありとあらゆる紙情報が蓄積されます。

　退勤時には必ずこれを空にするのですが、そのときにInboxから出てきた紙切れメモをA4ルーズリーフにはります。もちろん写真でEvernoteにも残します。

　Inboxを空にすることについても、仕事場のInboxの使い方　に詳しく書いています。

（注）上の記事は2012年2月時点でのものです。現在はOmniFocusで同じ事をしています。2012年11月18日

上記ふたつのタスクで、今日１日にできたメモの集約はほぼ完璧にできます。すなわち手書き情報もデジタル入力した情報もすべてEvernoteにいくわけです。

　紙情報として残しておくメモは、A4ルーズリーフにまとめられ最終的にファイル化されて要件ごとに戸棚に収まることになっています。